New member
Offboarding là một thuật ngữ không mới nhưng có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự và vận hành doanh nghiệp. Hãy cùng Paroda.vn khám phá ý nghĩa, tầm quan trọng và cách triển khai quy trình offboarding hiệu quả.
1. Offboarding là gì?
Offboarding là quá trình tổ chức thực hiện khi một nhân viên rời khỏi công ty, nhằm đảm bảo họ ra đi trong tinh thần chuyên nghiệp và tích cực. Quy trình này thường bao gồm:
2. Tầm quan trọng của quy trình offboarding
Một quy trình offboarding hiệu quả có thể mang lại hai chiều hướng:
3. Lợi ích của quy trình cho nhân viên nghỉ việc
Một quy trình offboarding bài bản mang lại nhiều lợi ích:
Mỗi doanh nghiệp có cách triển khai khác nhau tùy theo quy mô và đặc thù, nhưng dưới đây là các bước cơ bản:
4.1. Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc
Thu thập ý kiến nhân viên về môi trường làm việc, chính sách công ty để cải thiện nội bộ.
4.5. Giai đoạn 5: Thu hồi , hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ
Phần mềm quản lý Paroda hỗ trợ số hóa quy trình offboarding với các tính năng:
5.1. Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự bằng Paroda HRM
Phần mềm quản lý nhân sự Paroda HRM giúp số hóa và tinh gọn quy trình Offboarding và nhiều thủ tục nhân sự khác trong doanh nghiệp:
Để thuận tiện phục vụ công tác bàn giao công việc giữa người cũ – người mới, không bị sót việc, không bị mơ hồ chưa rõ công việc đó "trông như thế nào", doanh nghiệp nên giao việc và quản lý công việc của nhân viên trên một phần mềm chuyên nghiệp. Quá trình này cần diễn ra từ trước và xuyên suốt thời gian làm việc của nhân viên, chứ không phải chỉ đến khi nghỉ việc mới cần dùng tới.
Phần mềm quản lý công việc và dự án Paroda Workplace được thiết kế để hệ thống hoá và theo dõi trực quan tất cả công việc, tiến độ thực hiện và kết quả làm việc đã đạt được của nhân viên. Một số dữ liệu mà phần mềm ghi lại rất hữu ích cho quá trình bàn giao offboarding:
1. Offboarding là gì?
Offboarding là quá trình tổ chức thực hiện khi một nhân viên rời khỏi công ty, nhằm đảm bảo họ ra đi trong tinh thần chuyên nghiệp và tích cực. Quy trình này thường bao gồm:
- Tiệc chia tay.
- Chuyển giao công việc.
- Huỷ quyền truy cập hệ thống nội bộ.
- Bàn giao thiết bị làm việc.
- Phỏng vấn nghỉ việc để thu thập ý kiến phản hồi.
2. Tầm quan trọng của quy trình offboarding
Một quy trình offboarding hiệu quả có thể mang lại hai chiều hướng:
- Tích cực: Nhân viên ra đi với ấn tượng tốt, góp phần xây dựng danh tiếng cho doanh nghiệp.
- Tiêu cực: Nhân viên chia sẻ những thông tin không tích cực, gây ảnh hưởng xấu đến thương hiệu và khó khăn trong tuyển dụng.
3. Lợi ích của quy trình cho nhân viên nghỉ việc
Một quy trình offboarding bài bản mang lại nhiều lợi ích:
- Để lại ấn tượng tốt đẹp cho nhân viên rời đi.
- Hỗ trợ xây dựng thương hiệu tuyển dụng tích cực.
- Tạo cơ hội để nhân viên cũ quay lại với nguồn năng lượng mới.
- Đảm bảo bảo mật thông tin nhờ thu hồi quyền truy cập.
- Thu thập phản hồi để cải thiện hiệu quả vận hành.
Mỗi doanh nghiệp có cách triển khai khác nhau tùy theo quy mô và đặc thù, nhưng dưới đây là các bước cơ bản:
4.1. Giai đoạn 1: Xử lý thông tin nghỉ việc
- Xác nhận yêu cầu nghỉ việc.
- Trao đổi lý do nghỉ và kế hoạch bàn giao công việc.
- Thông báo đến các bộ phận liên quan.
- Lên kế hoạch tuyển dụng nếu cần.
- Cam kết bảo mật thông tin: Ngăn chặn rủi ro rò rỉ dữ liệu.
- Biên bản bàn giao công việc: Liệt kê công việc hoàn thành, đang xử lý và chưa thực hiện.
- Biên bản bàn giao thiết bị: Đảm bảo thu hồi tài sản công ty.
- Giấy tờ thuế, bảo hiểm: Chuẩn bị và bàn giao đúng quy định.
- Xác định thời gian, địa điểm và nội dung bàn giao rõ ràng.
- Phân công trách nhiệm để đảm bảo công việc tiếp tục suôn sẻ.
Thu thập ý kiến nhân viên về môi trường làm việc, chính sách công ty để cải thiện nội bộ.
4.5. Giai đoạn 5: Thu hồi , hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ
- Thu hồi thiết bị, tài khoản nội bộ và quyền truy cập hệ thống.
- Cập nhật sơ đồ tổ chức và thông tin liên lạc.
- Tổ chức tiệc chia tay nhỏ hoặc tặng quà lưu niệm.
- Gửi thư cảm ơn để thể hiện sự trân trọng.
Phần mềm quản lý Paroda hỗ trợ số hóa quy trình offboarding với các tính năng:
5.1. Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự bằng Paroda HRM
Phần mềm quản lý nhân sự Paroda HRM giúp số hóa và tinh gọn quy trình Offboarding và nhiều thủ tục nhân sự khác trong doanh nghiệp:
- Quản lý toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên từ khi ứng tuyển vào công ty đến khi chấm dứt hợp đồng lao động.
- Cho phép nhân sự thiết lập sẵn các thủ tục nghỉ việc cho nhân viên, tiết kiệm thời gian cho nhân sự và các bộ phận liên quan
- Lưu trữ các thông tin như ngày nghỉ việc, quy trình nghỉ việc, lí do nghỉ việc và các tài liệu bàn giao của nhân viên.
- Dễ dàng hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống nội bộ và các tài khoản liên quan khi sử dụng trên phần mềm Paroda.
Để thuận tiện phục vụ công tác bàn giao công việc giữa người cũ – người mới, không bị sót việc, không bị mơ hồ chưa rõ công việc đó "trông như thế nào", doanh nghiệp nên giao việc và quản lý công việc của nhân viên trên một phần mềm chuyên nghiệp. Quá trình này cần diễn ra từ trước và xuyên suốt thời gian làm việc của nhân viên, chứ không phải chỉ đến khi nghỉ việc mới cần dùng tới.
Phần mềm quản lý công việc và dự án Paroda Workplace được thiết kế để hệ thống hoá và theo dõi trực quan tất cả công việc, tiến độ thực hiện và kết quả làm việc đã đạt được của nhân viên. Một số dữ liệu mà phần mềm ghi lại rất hữu ích cho quá trình bàn giao offboarding:
- Mỗi nhân viên đang tham gia bao nhiêu dự án/ phòng ban, vai trò như thế nào
- Checklist công việc của nhân viên đó trong từng dự án/ phòng ban
- Mô tả công việc (deadline, dữ liệu có sẵn, tài liệu liên quan,…)
- Trạng thái từng đầu việc (đã hoàn thành/ đang hoàn thành/ quá hạn/ v…v…)
- Kết quả thực hiện từng đầu việc, bao gồm cả file tài liệu nếu có
- Các bình luận, trao đổi xoay quanh mỗi đầu việc